Interessensbekundung Prozessbegleitung
Wir bieten einem Bezirksamt oder einer Senatsverwaltung eine prozessorientierte Beratung und Begleitung für einen selbstgewählten Diversity-Prozess im Zeitraum 01.04.2023 - 30.11.2023 an. Bei Interesse senden Sie das untenstehende Formular bis zum 17.03.2023 an fachstelle.doke@bqn-berlin.de.
Was macht eine Prozessbegleitung?
Eine Prozessbegleitung legt auf Grundlage der Auftragsklärungsgespräche zu Ihrem Anliegen die Beratungsarchitektur (auch Prozessarchitektur) fest, d.h. sie legt den zeitlichen Ablauf des Prozesses fest und verteilt die Phasen der Organisationsberatung (Planung, Analyse, Veränderung, Evaluation) auf die Gesamtdauer des Prozesses. Auf Basis der Grundstruktur gestaltet sie die einzelnen Prozess-Schritte, z.B. das Ziel und den Ablauf eines Prozessgruppen-Treffens. Dafür bringt sie verschiedene Methoden des agilen und kollaborativen Arbeitens mit. Die Prozessbegleitung moderiert den gesamten Prozess und leitet die Prozessgruppe an. Das Handeln der Prozessbegleitung ist in weiten Teilen fragend, nur in Maßen „sagend“. Sie regt durch gezielte Fragen iterative Reflexionsprozesse an: Sind wir (noch) auf dem richtigen Weg? Haben sich neue Hypothesen gebildet? Sind weitere Informationen aus dem Tagesgeschäft dazu gekommen? Sind die Zielbereiche noch passend? Welche Maßnahmen sind erfolgreich, welche nicht? Diese Rückkopplungsschleifen verdeutlichen, dass die Gesamtplanung des Prozesses nicht strikt linear durchlaufen wird, sondern immer wieder angepasst werden muss. Die Prozessbegleitung wird zudem immer wieder die Frage aufwerfen, was Sie an fachlichen Input brauchen, um Ihr Ziel zu erreichen. An dieser Stelle entscheidet die Prozessbegleitung, welche Inputs sie selbst übernehmen kann und an welchen Stellen weitere Expertise hinzugezogen werden sollte. Die Prozessbegleitung besteht immer aus einem Beratungsteam (mind. 2 Berater*innen).
Wie läuft so ein Prozess ab?
Der Prozess startet in der Regel mit einer Auftragsklärung. Dafür führen wir mit den Auftragnehmer*innen maximal drei Gespräche jeweils zwischen 60-90 min. Dies ist wichtig, um das Ziel des Prozesses zu definieren und sich einen Überblick über das Anliegen zu verschaffen. Im Anschluss hat es sich bewährt, eine Prozessgruppe zusammenzusetzen, die mit Blick auf das definierte Ziel für die Erarbeitung von Ergebnissen verantwortlich ist und entsprechende zeitliche Kapazitäten dafür freigestellt bekommt. Auf Basis der Auftragsklärung werden eine Kooperationsvereinbarung sowie ein Beratungsplan (Prozessarchitektur mit zeitlichen und inhaltlichen Vorgaben) erstellt. Daraufhin erfolgt in der Regel eine Bestandsaufnahme, um sich einen Überblick über den Status quo zu verschaffen. Die Ergebnisse der Bestandsaufnahme werden in der Prozessgruppe reflektiert und entsprechende Hypothesen/Muster/Handlungsbedarfe abgeleitet. Darauf aufbauend erarbeitet die Prozessgruppe unter Anleitung der Prozessbegleitung Lösungsansätze und konkrete Maßnahmen, die im Tagesgeschäft getestet werden sollen. Nach der Testphase werden die Maßnahmen reflektiert und ggf. angepasst. Zum Ende erfolgt eine Evaluation des gesamten Prozesses, die ebenfalls von der Prozessbegleitung aufbereitet und angeleitet wird.
Was ist eine Prozessgruppe?
Eine Prozessgruppe (manchmal auch als Steuerungsgruppe bekannt) ist eine Gruppe von Personen, die mit Blick auf das selbstgewählte Diversity-Ziel für die Erarbeitung von Lösungsansätzen und Maßnahmen verantwortlich ist. Dafür müssen den Personen von der Leitungsebene zeitliche Kapazitäten freigegeben werden. Die Prozessgruppe arbeitet eng mit der externen Prozessbegleitung zusammen. Mit Unterstützung der Prozessbegleitung durch Moderation, fachlichen Input und Methoden des agilen und kollaborativen Arbeitens, erarbeitet die Prozessgruppe Lösungsansätze und Maßnahmen zur Erreichung des Diversity-Ziels, holt internes Feedback dazu ein und klärt interne Abstimmungsbedarfe.
Wie groß ist die Prozessgruppe und wie ist diese zusammengesetzt?
Die Größe und Zusammensetzung einer Prozessgruppe hängt von dem Thema / Ziel sowie von den internen Strukturen ab, die mit dem Thema / Ziel verknüpft sind. Wir empfehlen eine Gruppengröße von 6 bis 9 Personen. Die Zusammensetzung der Prozessgruppe sollte auf freiwilliger Basis erfolgen. Während der Auftragsklärung bekommen Sie von uns Empfehlungen für eine auf Ihr Anliegen passende Zusammensetzung der Prozessgruppe. Sowohl die Ansprechperson für die Prozessbegleitung als auch die Ansprechperson mit Leitungsfunktion müssen Teil der Prozessgruppe sein. Ohne diese Voraussetzung können wir Sie nicht begleiten.
Wie viele Kapazitäten sind pro Person in der Prozessgruppe nötig?
Die Bereitstellung von angemessenen Ressourcen spielt eine zentrale Rolle für einen erfolgreichen Ablauf Ihres Diversity-Prozesses. Unserer Erfahrung nach werden folgende zeitliche Ressourcen pro Person in der Prozessgruppe benötigt:
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Prozessgruppe: Ein Arbeitstag (sechs Stunden) pro Monat von Mai bis November (Pause in August) für die Prozessgruppen-Treffen + ca. zwölf Stunden für Arbeitsaufträge zwischen den Prozessgruppen-Treffen, insgesamt ca. 48 Stunden.
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Ansprechperson: Wie die Prozessgruppe + fünf Stunden Auftragsklärung (April) + zwei Stunden pro Monat für Koordinierung der Prozessgruppe, insgesamt ca. 65 Stunden.
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Ansprechperson mit Leitungsfunktion: Wie die Prozessgruppe + fünf Stunden Auftragsklärung (April), insgesamt ca. 53 Stunden.
Wann startet der Prozess und wie lange geht er?
Die Auftragsklärungsgespräche finden idealerweise zwischen dem 03.04. und dem 28.04.2023 statt. Die Prozessbegleitung endet spätestens am 30.11.2023.
Zu welchen Themen können wir eine Prozessbegleitung anbieten?
Eine gute Grundlage und viele Anknüpfungspunkte bietet das Diversity-Landesprogramm sowie das Landesantidiskriminierungsgesetz (LADG). Bei der Themensuche kann möglicherweise auch die einfache Fragestellung helfen: „Welche Herausforderung haben wir in Bezug auf Diversity und Antidiskriminierung?“. Grundsätzlich sind unterschiedliche Themen möglich, wie zum Beispiel:
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Wie berücksichtige ich Diversity und Antidiskriminierung in Personalgewinnungsstrategien?
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Wie kann ich Diskriminierungsrisiken und Diversity-Potenziale in Auswahlgesprächen identifizieren?
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Wie diskriminierungskritisch und diversity-sensibel sind die Angebote für Mitarbeitende im Rahmen der Personalentwicklung?
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Wie entwickle ich diversitätsorientierte Leitsätze für Führungskräfte / diversitätsorientierte Leitbilder für meine Abteilung, mein Referat, meine Behörde?
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Wie schaffe ich Empowerment-Räume für unterrepräsentierte Mitarbeitende?
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Wie können Dienstleistungen für Bürger*innen diskriminierungskritisch und diversity-kompetent angeboten werden?
Eindimensionale Vorhaben (Geschlecht und geschlechtliche Identität, Lebensalter, Religion und Weltanschauung, ethnische Herkunft, rassistische und antisemitische Zuschreibung, sexuelle Identität, chronische Erkrankung, Behinderung, sozialer Status) können wir nicht begleiten.
Wer kann sich bei der Fachstelle DOKE für eine Prozessbegleitung melden? Wie kann ich mich melden?
Es können sowohl ganze Häuser als auch einzelne Abteilungen oder Referate von uns beraten und begleitet werden.
Interessierte Behörden können Ihre Interessensbekundung bis zum 17.03.2023 über fachstelle.doke@bqn-berlin.de einreichen.