Das Ziel unserer Fachstelle DOKE ist, Berliner Bezirks- und Senatsverwaltungen bei der Umsetzung ihrer dezentralen Diversity-Vorhaben zu beraten und zu begleiten. Die Grundlage dafür sind das Diversity-Landesprogramm sowie § 11 des Landesantidiskriminierungsgesetzes (LADG). In diesem Sinne berät DOKE Behörden anlassbezogen und prozessorientiert und unterstützt diese dabei, ihre selbstgewählten Diversity-Ziele umzusetzen. Doch wie sieht das in der Praxis aus? Wir stellen drei Methoden vor, die DOKE genutzt hat, um das Bezirksamt Treptow-Köpenick bei der Erreichung ihres Ziels zu unterstützen.
Die Fachstelle DOKE hat das Bezirksamt Treptow-Köpenick zu ihrem Anliegen “Identifizierung von Diskriminierungsrisiken in der Arbeits- und Handlungsweise (Organisationskultur) am Beispiel des Onboarding-Prozesses" beraten und begleitet. In einer Prozessgruppe von insgesamt elf Mitarbeitenden unterschiedlicher Funktion (von Führungskräften bis Auszubildenden) wurde von Mai bis Dezember 2023 an der Erreichung dieses Vorhabens gearbeitet.
„Die Gruppe spiegelte die Vielfalt in unserem Bezirksamt wider, die leider noch nicht der Vielfalt in unserer Gesellschaft entspricht. Obwohl ich alle Teilnehmenden kannte, war ich doch sehr erstaunt, welch vielfältige Sicht auf die Prozesse zum Vorschein kamen. Ich habe auch für meine Arbeit als Frauenvertreterin viel mitnehmen können. Ich bin sehr froh, dass ich Teil der Prozessgruppe sein konnte. Ich würde eine solche Vorgehensweise immer weiterempfehlen“, sagte Frauenvertreterin Silke Voges vom Bezirksamt Treptow-Köpenick, die von Beginn an Teil der Prozessgruppe war.
Henriette Sambill, Fachbereichsleitung Personalmanagement im Bezirksamt Treptow-Köpenick beauftragte die Fachstelle DOKE für die Begleitung dieses Vorhaben: „Der Blick von außen ist immer gut, um bestehende Strukturen und Abläufe mit einem ‚verwaltungsunabhängigen Blick‘ zu betrachten. Die Erkenntnisse aus dem Prozess können gut bei der Beschreibung unseres Onboarding-Prozesses berücksichtigt werden. Die Methoden waren sehr hilfreich, um sich mit dem Thema Diversity auseinanderzusetzen.“
Logbucheinträge (Methoden)
Logbucheintrag 1: Prozessjournal
Ab dem Zeitpunkt, als das Prozessziel für das Bezirksamt Treptow-Köpenick definiert und geklärt war, wurde das Prozessjournal als beständiges Element der Arbeit mit und innerhalb der Prozessgruppe vorgestellt. Das Prozessjournal war in allen Prozessgruppensitzungen fester Bestandteil des Austauschs und die Ergebnisse der Sammlung wurden im Abschlusstreffen im Rahmen der Auswertung vorgestellt. Das Prozessjournal setzte sich zusammen aus den Erkenntnissen des Tages der Prozessgruppenmitglieder sowie der Bedeutung von Diversität.
Umsetzung:
In allen Sitzungen erhielten die Mitglieder der Prozessgruppe zwei Arbeitsblätter, die im Rahmen des Check-Out im Sinne einer Selbstreflektion ausgefüllt wurden. Zum einen reflektierten sie ihre Erkenntnisse des Tages des Prozessgruppentreffens
- Für sich persönlich
- Für den Prozessverlauf
- Für die Organisation als Ganzes
Weiterhin waren die Prozessgruppenmitglieder eingeladen, im Rahmen jedes Treffens ihre Definition von Diversität zu reflektieren und zu notieren. Aus der Sammlung aller Mitglieder sowie Sitzungen ist dann eine Definition für Diversität für das Bezirksamt Treptow-Köpenick konsolidiert worden. Diese wurde im Abschlusstreffen vorgestellt.
Ergebnis:
Die Prozessgruppe konnte auf drei unterschiedlichen Ebenen, das im Rahmen der Prozessgruppentreffen erworbene Wissen ritualisiert einordnen und reflektieren. Im gemeinsamen Austausch über die verschiedenen Erkenntnisse des Tages ist über den Zeitraum der Prozessbegleitung eine vertrauensvolle und wertschätzende Atmosphäre innerhalb der Prozessgruppe entstanden.
Logbucheintrag 2: Diskriminierungsrisiken erkennen
Im dritten Treffen hat die Prozessgruppe den beschriebenen Onboarding-Prozess anhand von Personas auf Diskriminierungsrisiken überprüft.
In kleinen Gruppen hatten die Prozessgruppenmitglieder die Aufgabe, die verschiedenen Schritte, Handlungsweisen des Onboarding-Prozesses auf ausgrenzende und diskriminierende Praktiken zu checken und diese zu diskutieren.
Umsetzung:
Der von der Prozessgruppe beschriebene Onboarding-Prozess wurde anhand von drei verschiedenen Personas durchlaufen. Reflektiert und diskutiert wurde, wie die Personas die beschriebenen Stationen im Onboarding erleben würden, an welchen Stellen sie sich gut und an welchen eher unsicher oder unwohl fühlen würden.
Ergebnis:
Durch die Arbeit mit Personas sind im Onboarding-Prozess verschiedene Ausschlussmomente identifiziert worden, diskriminierende und verletzende Praxis des Bezirksamts Treptow-Köpenick wurde benannt. Erste Schritte und mögliche Ansätze zum Minimieren der Diskriminierungsrisiken wurden festgehalten.
Logbucheintrag 3: Onboarding-Steckbriefe
Um die erfassten, durch Kolleg*innen ergänzten sowie auf Diskriminierungsrisiken geprüften und weiterentwickelten Onboarding-Schritte nachvollziehbar festzuhalten, haben die Prozessgruppenmitglieder sogenannte Steckbriefe für jeden Schritt des Onboardings verfasst. Jeder Steckbrief enthielt: Die Beschreibung des Schrittes, Ziel und beteiligte Personen, Diskriminierungsrisiken sowie Empfehlungen zum Umgang.
Umsetzung:
Im Rahmen des vierten Prozessgruppentreffens wurde die Steckbrief-Vorlage vorgestellt. Die Prozessgruppe hat in kleineren Gruppen digital einzelne Schritte des Onboardings konkret beschrieben sowie entsprechende Diskriminierungsrisiken dokumentiert und Empfehlungen zum Umgang für Kolleg*innen. In Form eines Worlds-Café wurden alle Beschreibungen durch weitere Prozessgruppenmitglieder ergänzt und korrigiert.
Ergebnis:
Alle Onboarding-Schritte sind auf Diskriminierungsrisiken geprüft worden. Die Beschreibungen sowie Empfehlungen zum Umgang liegen schriftlich vor und können in den geplanten Leitfaden einfließen. Die Beschreibung der einzelnen Schritte ist wesentlicher Nachweis für die Zielerreichung im Prozess.